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企业档案与企业文化建设及内在联系

[日期:2013-07-01]
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职称论文相关标签: 企业档案  企业文化  
1企业档案与企业文化的相关概念

1.1企业档案以及企业档案管理的概念

    在我国,企业档案概念的形成源于对科技档案研究的深化,这一特点最早体现在将企业档案作为独立概念并进行正式表述的《国有企业档案管理暂行规定》之中:“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案企业档案与企业文化为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。”[1]

    企业档案(Business Archives)是指企业在生产、经营等活动中形成并积累的全部档案的总和,它是企业生产、经营、管理等活动的真实记录,反映了人们获得的知识、经验和教训,是企业文化存储的重要形式,具有重要的凭证依据作用。企业档案管理就是对企业在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案进行综合管理,即收集、整理、保管和开发利用。

1.2企业文化的概念

    企业文化是一种现代管理理论和方式,它在某种程度上反映了一个企业的运作机制和价值观。Terence E.Deal(特伦斯)和Allan A.Kennedy(阿伦)合著了一部颇具影响的专著———《企业文化》(Corporate Culture)。书中给企业文化的定义是:“用以规范企业大多数情况下行为的一个强有力的不成文规则体系。”[2]

    周三多在其《管理学》中指出文化有广义和狭义两种理解。广义的文化是指人类在社会历史实践过程中所创造的物质财富和精神财富的总和。其中物质文化可称为硬文化,精神文化可称为软文化。狭义的文化是指社会的意识形态,以及与之相适应的礼仪制度、组织机构、行为方式等物化的精神。企业文化是指企业在长期的时间活动中所形成的并且为企业成员普遍认可和遵循的具有本企业特色的价值观念、团体意识、工作作风、行为规范和思维方式的总和。[3]企业文化是一个企业在生产经营过程中所形成的管理思想、经营理念、价值观念、行为规范和企业精神的总和。企业文化建设由表及里,从物质到意识,表现为物质文化、行为文化、制度文化和精神文化等。

2企业档案与企业文化内在联系

2.1企业档案本身就是一种企业文化,具有文化属性

    企业文化是企业在生产经营中所创造的一切物质的和非物质的东西。企业档案是企业活动的结果,它以具体的物质形态(比如文件、合同、奖杯、奖状等)而存在,是企业文化现象的物质的表层的反映,记载着企业的发展历史;它是企业发展的真实记录,客观真实地反映着企业文化活动中形成的文化现象。所以企业档案可以直接服务于企业文化建设,它对企业职工了解企业和促进企业的发展提供了重要的依据。其记载的政治思想工作、文化艺术等为企业职工了解企业文化起了积极的推动作用。

2.2企业档案与企业文化同是企业的无形资产[4]

    企业的品牌产品和商标以及合同是企业的珍贵档案。在中国引入市场竞争机制后,国内生产同种产品的厂家甚至有上百家,可是很多企业因为没有商标意识而损失惨重,注意保存产品标记的厂家在法律纠纷中很容易占据主动。所以,企业档案是无形资产,它可以给企业资产保值增值,是企业文化建设的重要内容。例如,娃哈哈和达能的商标争夺战中,娃哈哈凭借多年以前的原始合同以及娃哈哈商标上报国家商标局转让等手续材料在公堂上赢得了胜利,“达娃之争”在历时2年多后最终落定,这不得不归功于企业档案。

2.3企业档案是企业发展的“蓝本”

    首先,企业文件记录着企业各项规章制度,企业在制定新的规章制度时可以参考以前的各项文件档案,使新企业规章制度更加合理;其次,企业档案真实记录了先进人物的事迹,保存了很多企业的实物档案,如奖杯、奖状等,而这些典型人物以及实物是企业文化的人格化身与形象缩影。因此,应充分利用企业档案来宣传典范人物的榜样力量,从企业档案中提取优秀文化传统和企业精神,对员工进行培训教育;再次,企业档案是检验企业文化建设是否合理的依据。多数企业会有客户反馈信息集和本单位工作人员的建议文件,这是企业档案的一部分。充分利用这些档案,可以了解顾客对已经实行的企业理念和文化是否满意,同样,这些意见和建议档案,都反映了员工对企业文化的一些看法,企业应重视并把这些意见加以剖析,根据企业的自身特点,选择适合自身发展的企业文化发展模式。

3从企业文化的结构角度利用档案为企业文化发展提供多渠道服务

    周三多认为企业文化的结构主要分为三个层次:潜层次、表层、显现层。[5]

3.1潜层次的精神层

    周三多指出精神层是企业文化中的核心和主体,是广大员工共同而潜在的意识形态,包括管理哲学、敬业精神、人本主义的价值观念、道德观念等等。提倡企业精神,树立对企业和职工有益的价值观,这是企业文化建设很重要的一个方面。

    企业档案记载着企业的历史,企业档案的散失就意味着割断了企业过去与现在的历史。利用档案可以弘扬企业的精神文化,充分利用档案参考资料和企业的实物档案来宣传企业文化的内容和要求,档案真实记录了先进人物的事迹和美好形象,而这些典型人物是企业组织精神和企业文化的人格化身与形象缩影。比如,这些先进人物的吃苦耐劳、励精图治、忠于职守、不断创新等精神都是值得宣传学习的。因此,应充分利用企业档案来宣传先进人物的榜样力量,从企业档案中吸取优秀文化传统和企业精神,对员工进行培训教育,为企业发展提供源源不断的精神动力。

3.2表层的制度系统

    它又称制度层,是指体现某个企业的文化特色的各种规章制度、道德规范和员工行为准则的总和,也包括组织体系内的分工协作关系的组织结构。它是企业文化核心层与显现层的中间层,是由虚体文化向实体文化过渡的中介。从企业档案中搜集企业的中长期发展规划及总结材料,企业领导体制、管理体制、经营机制变革材料,组织机构沿革及规章制度建设材料,可以为企业体制创新、制度创新提供决策参考,是企业制度文化建设的重要内容。[6]利用档案为企业制度创新服务。通过查阅档案,对以往的规章、制度、标准、规范、办法、细则进行整理、加工、创新、完善,逐步形成一套完备的企业规章制度体系和企业及职工行为准则,便于利用更加完善的制度和管理体制来引导、规范、约束企业和职工的行为。

3.3显现层的企业文化载体

    它也称为物质层,主要有物质文化和行为文化,是指凝聚着企业文化抽象内容的物质体的外在表现,它既包括了企业整个物质的活动过程、组织行为等外在表现形式,也包括了企业实体性的文化设备、设施等,如带有本企业特色的工作环境、技术成果、档案室等等。显现层是企业文化最直观的部分,也是人们最容易感知的部分。

    企业档案能够展现企业文化的物质层。档案作为企业历史的最原始记录,可以直接为企业经营管理服务,比如企业生产的产品,直接以客观的实物宣传企业文化,并且在工程投标招标、解决经济合同纠纷、推广运用科技成果等方面为企业创造经济效益或避免经济损失做出了重大的贡献。比如很多企业有“企业简介小册子”,它就是企业的实物原型。它主要记载着公司的创建历程、企业的规模、企业的管理者及员工等相关材料。它有对内对外两种功能,对内可以让人了解企业的过去,从简介小册子中总结企业的制度文化,对外它又有向社会宣传的功能,让外部人员了解企业的发展规划及制度文化,为经济决策提供参考。

    企业文化随着企业所处环境的变化而不断发展变化,档案工作既然服务于企业文化,它也是不断发展完善的,企业档案部门应根据企业文化战略的要求,结合实际工作,不断完善档案管理工作。要真正体现档案在企业文化中的价值,就要求企业的档案部门提高档案意识,在思想上高度重视档案工作,从企业文化的结构上协调企业档案和企业文化,使企业档案与企业文化相互促进、和谐发展。

参考文献:

[1][2]徐榕励.企业档案与企业文化[J].广东档案.2007,(1):25—27.

[3][5]周三多.管理学[M].北京:高等教育出版社.2000出版.1—317.

[4]曲丽,谢美芹.论档案管理与企业文化建设[J].山东档案.2005,(4):15—16.

[6]晋爱萍.利用档案为企业文化建设服务[J].北京档案.2003,(4):30—31.
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