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会计电算化对财务管理内部控制的要求

[日期:2012-06-18]
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会计电算化是指将以计算机为主的现代电子技术和信息技术运用到会计中,用电子计算机代替人工记账、算账、报账、对会计信息分析、预测和决策的过程。它能够实现数据的自动化处理,大幅度提高了会计人员的工作效率,提高了会计信息的准确性和及时性,是会计发展史上一次重大的变革。但是,会计电算化在带来高效的处理数据的能力的同时,其存在的风险性对财务内部控制也提出了新的要求。
一、会计电算化对财务管理内部控制的影响
  会计电算化使得会计的核算方式、存储方式、数据处理程序和方法等都发生大幅度变化,对财务内部控制产生巨大影响。
  第一,处理过程的自动化。会计电算化实现了数据的自动处理。这种数据处理过程的自动化虽然使得会计处理高速、简便,但是很难审核处理过程中的纰漏。在传统的会计业务处理中,如果最初的财务人员发生数据记录的错误,以后的财务人员能够根据其责任和义务对这笔业务数据进行审核和监督,加之一些传统的控制措施,如编制凭证汇总表等,很容易发现工作中的纰漏,并及时的弥补。而会计电算化实现后,处理过程只是在程序的控制下对输入的数据进行加工、处理、汇总,然后形成各种账簿。计算机在处理过程中,对于原始数据的纰漏不能自动自动识别和修改,结果会因错误的数据形成错误的报表。因此,会计电算化对初始数据录入的准确性要求很高,如果初始数据出现错误,整个会计处理过程就会全面失误。而这一弱点很容易成为企业财务内部控制的隐患。
  第二,存储方式的变化。会计电算化使得数据的存储方式由纸质存储转变成电子存储。在传统的手工会计情况下,各种原始凭证、记账凭证等都记录在纸张上,配以完备的签章制度,这些以纸质形式存在的凭证是企业业务发生的重要证据,而且由于这些纸质凭证原件难以修改,一旦修改就会留下线索和痕迹,所以对数据的保存来说是相对安全的。而会计电算化使得数据的存储方式转变为电子存储,很容易被修改或者删除,并且不留痕迹,而且在受到外界影响的情况下很容易丢失,这就对企业财务内部控制提出了新的要求。
  第三,财务内部控制的范围发生变化。传统的会计业务主要是针对于交易处理,企业的财务内部控制也主要是针对这方面。而会计电算化的介入,使会计工作增加了新的工作内容。会计电算化系统的建立和运行十分复杂,使得财务内部控制的范围也相应的变大,如网络系统的安全、权限等这些传统财务内部控制没有的也成为新的控制内容。
  第四,授权方式的变化。传统的会计业务经办人员必须在企业制度的授权范围内办理各个环节,而且办理相应业务还要具备相应的审批手续,并加盖签章,这样就形成了一道把关严格的审核机制。而会计电算化在办理各项会计业务时,则是通过用户名和口令登录相应的工作模块。而用户名和口令可能会因为控制措施不完善被人非法窃取,从而造成财务风险。
二、会计电算化对财务管理内部控制的要求
  会计电算化对企业财务内部控制的影响和带来的风险,对财务内部控制提出了新的要求。企业应从以下几方面满足会计电算化对财务内部控制的新要求:
  第一,加强组织管理。在会计电算化的背景下,财务内部控制应加强对组织的管理,实行岗位责任制。会计电算化使得财务部门的工作岗位出现分化,一部分是基本的会计岗位,主要是会计主管、出纳、核算、稽核等;另一部分是会计电算化岗位,主要是系统管理、数据收集、审核记账等,这两部分岗位可以在保证会计数据安全的情况下交叉设置,各岗位人员既要保持相对稳定又要定期轮换。要制定系统而科学的会计电算化管理制度,包括操作规程、业务处理流程等等。除去基本的会计岗位和会计电算化岗位之外,还应设置系统维护岗位,担任系统维护岗位的人员应与操作人员严格分离。
  第二,加强权限控制。会计电算化涉及到操作人员权限大小的问题,应按照每个岗位的要求和责任,授予操作人员相应的权限,操作人员只能在权限内进行操作。有权限接触电算化系统的财务人员应在系统管理员的授权和分工下,注册登记自己用的用户名和口令,以明确责任和提高密码独立性。对操作人员授权时目前普遍采取的控制措施,是防治未授权人员非法使用的有效途径。
  第三,加强会计档案管理。会计电算化的会计档案虽然大部分是电子档案,但是仍有一些纸质凭证。对于会计电子化背景下,加强档案管理应做好以下几方面的工作:首先,建立完善的档案管理工作,以保证各类会计资料的安全。例如,在存档时,可以把所有的会计档案必须由档案管理人员按照业务的时间顺序及档案种类分装成册,然后交由会计主管和系统管理员以及档案管理员签章后才能入档。对于电子档案的保存,要注意将存储电子档案的介质放置到安全的地方,并定期对电子会计档案进行检查。其次,要做好档案备份工作。由于会计电算化系统需要进行更新和升级,加之电子档案易修改和丢失,所以必须做好备份工作,备份可以是多份,存储到不同的介质中,放置到不同的地方,而且,不仅要对档案本身备份,还应对系统软件和应用软件做好备份。最后,因为会计档案易受环境等外界因素的影响而损失或毁坏,所以,计算机机房的环境、各种数据存储介质都符合防水、防潮、防火、防盗、恒温等条件。
  第四,选择优良的应用软件和硬件。因为会计电算化应用软件缺陷造成的隐患也不容忽视。因此,企业为了保证自身财产安全,选择优良信得过的应用软件和硬件是必须的。对于财务软件的选择应遵循安全、简便、口碑好、售后服务好等原则,以确保程序和数据能够在安全的环境下运行,进一步保证财务信息的安全。硬件设备是会计电算化应用软件的依托,也是保证电算化系统稳定可靠运行的基础。财务部门应设有专门的机房,配备专用的电源。根据电算化系统的要求配备性能可靠的电脑,重要的系统配备备用机或者采用双机系统。此外,对于各种接入设备必须经过病毒检测。操作人员应专机专用,绝对禁止在终端机上进行违规操作。
  第五,加强财务内部的审计监督。内部审计监督是企业财务内部控制的重要组成部分,是实现对会计监督的有效措施。在会计电算化背景下,应定期对各种原始会计资料进行审计,审查电算化会计账务是否存在错误、是否符合有关规定;审核各种费用的使用、签字等是否符合制度要求,各种凭证是否完整等;审查纸质档案与电子档案是否一致;监督各种档案、数据等的保存是否安全、合法,防止发生非法修改现象;对电算化系统运行各环节进行审查,防止漏洞的产生。
  会计电算化是现代计算机技术发展的必然结果,也是会计发展的必然趋势。会计电算化虽然带来高效的处理数据的能力,但是由于计算机的风险性和缺陷,也为企业的财务带来隐患。企业要重视会计电算化带来的隐患,不断加强财务内部控制,才能弥补电算化的缺陷,实现财务管理、会计核算的现代化。
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